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La vie du bon côté

Télétravailler mieux, sans stress et gagner en efficacité

Télétravailler mieux et sans stress

La vie du bon côté

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Le confinement a eu pour conséquence pour bien des entreprises de recourir au télétravail. Une aubaine pour certains travailleurs, une difficulté pour les autres, une source de stress même. Mais, le télétravail est-il vraiment une perspective heureuse, bénéfique ? Quels sont ses atouts, ses manques à gagner ? Comment parfaire le télétravrail, quels sont les ingrédients pour diluer le stress ou pour gagner en efficacité ? Le Dr. Patrick M.Georges, professeur de management et médecin neurochirurgien - Spécialiste en intelligence humaine et ergonomie cognitive nous offre une analyse complète sur ce mode de travail et ses répercussions plurielles en ce podcast "La Vie du bon côté". 

Comment travailler sans stress depuis la maison ?

Télétravailler mieux, sans stress et gagner en efficacité

Restez chez vous pour travailler - La pire chose que l’on puisse nous demander ?

Effectuer à distance un travail qui n’a pas été conçu dès le départ pour cela nous fait perdre beaucoup. Pour un même travail, les observations empiriques montrent des erreurs, des décisions regrettées et des conflits plus nombreux. Même pour un temps de travail spontanément augmenté par le travailleur isolé, ce qui est souvent le cas. Si nous nous regroupons physiquement en équipes, en bureaux, en quartiers et en villes, ce n’est sans doute pas sans raison. L’apprentissage, base de l’intelligence, est proportionnel à la fréquence et à la diversité des interactions humaines, elle-même dépendante de la proximité. La visioconférence et les applications collaboratives ne compensent pas totalement ces pertes qui peuvent atteindre 10 % en indices d’intelligence individuelle, par désorganisation. Et 15 % en intelligence collective, par isolement. Sans refonte en profondeur du travail avant de le faire effectuer à distance, une dégradation de l’intelligence individuelle et collective est prévisible. Les limites. Ceci est à comparer avec les avantages du télétravail.

Télétravail, un danger pour la cohésion sociale et pour l’entreprise.

Le ressenti d’un client, d’un collaborateur vu sur écran est moins bien perçu, cru, pris en compte. Le résultat ? Perte d’empathie et de compréhension, conflits et " ventes " moindres. Une solution ? Garder une bonne proportion de face-à-face.

Nos six systèmes mentaux de traitement de l’information sont perturbés en télétravail.

En isolement relatif, les pertes cognitives sont significatives pour six classes d’informations. Les objectifs et les attentes des autres sont moins évidents. Les émotions et les choix des autres sont moins bien perçus. Le savoir-faire des experts est moins bien observable par les novices. L’attention est moins bien partagée en équipe. La vision des choses diverge progressivement de celle des autres. Les actions communes sont moins coordonnées, surtout en urgence.

En télétravail, les biais cognitifs sont amplifiés par isolement des collaborateurs.

Trois exemples parmi d’autres. L’effet d’exposition. Inconsciemment, le management considère de moins en moins le collaborateur qu’il voit de moins en moins souvent. L’effet de feedback. En télétravail, le feedback des autres est moins rapide, précis et fréquent. L’inquiétude et le stress du télétravailleur en sont automatiquement augmentés. L’effet d’échéance. En télétravail, un même travail peut tarder. On finit moins souvent ce que l’on commence, car il y a moins de signal de fin, de " client interne " qui attend visiblement.

Comment expliquer la perte d’intelligence en télétravail ?

Six causes sont étudiées en sciences du comportement organisationnel. En voici deux, avec des solutions à envisager.

1. La perte des rencontres fortuites. Elles sont la source de nombreuses informations utiles dans des lieux où des professionnels se croisent. Une solution ? Le télétravail du matin. Les avantages ? Les rencontres fortuites sont conservées l’après-midi. Le trafic d’heure de pointe est étalé. L’intelligence du matin, la plus sensible aux interruptions, est favorisée.

2. La perte de l’implicite. Une partie de notre coordination et de nos apprentissages nous vient de l’observation directe des comportements autour de nous. Une solution pour le télétravail ? Chacun remplit son profil Indira sur le réseau social interne de l’entreprise. Les savoirs implicites sont ainsi explicités, collectés et partagés, même à distance.

L'effet du télétravail sur les six systèmes mentaux individuels et collectivisés. Problèmes et solutions potentielles :

Effet sur le système de guidage

En intelligence individuelle. Effet de débordement de la vie professionnelle sur la vie privée.

Problème : Il est un déséquilibre entre les objectifs professionnels, privés et personnels.

Solution. Equilibrer ses objectifs : autant pour les trois vies. Vérifier l’équilibre privé /professionnel de ses taches dans sa liste " A faire ".

En intelligence collective. Effet d’aveuglement des attentes des autres

Problème. Perte de vue précise des objectifs et des attentes des autres avec risque accru de conflits. Perte de synchronisation spontanée des objectifs par ralentissement et imprécision des feedbacks.

Solution. Réécriture des descriptions de postes pour le télétravail avec autonomie et ressources déléguées accrues. Tableau de bord partagé d’équipe.

Effet sur le système de choix

En intelligence individuelle. Effet de désorganisation.

Problème. Perte de repères spatio-temporels professionnels.

Solution. Organiser un vrai bureau chez soi avec objectifs affichés et livrables quotidiens. Commencer la journée à l’heure par la tache la plus difficile. Finir le jour même tout ce que l’on a commencé le matin en divisant le travail en sous-objectifs. Allouer des heures à des taches. Ne pas envoyer ses messages importants le jour même. Ne pas commencer la journée par l’ouverture des messages.

En intelligence collective. Effet d’intérêts divergents.

Problème. Perte de consensus.

Solution. Organiser un tableau des décisions en équipe.

Effet sur le système d’apprentissage 

En intelligence individuelle. Effet de désorganisation.

Problème. Manque de feedback.

Solution. Ecrire sa biographie comme une liste de réalisation.

En intelligence collective. Effet d’isolement.

Problème. Perte de transmission de savoir.

Solution. Remplir complètement sur profil professionnel sur sa page personnelle notamment sa FAQ, son auto-évaluation sur la liste des compétences de l’entreprise.

Effet sur le système de conscience 

En intelligence individuelle. Effet d’incertitude.

Problème. Erreurs et mauvaises décisions de stress.

Solution. Gel temporaire d’un projet ou d’une relation stressante. Ajout d’un troisième pilier de type activité de développement personnel. Respect des trois rituels quotidiens. A chaque intention, une décision.

En intelligence collective. Effet de désorientation.

Problème. Perte d’attention partagée.

Solution. Mise en compétition par l’équipe. Comparaison de performances

Effet sur le système d’interprétation 

En intelligence individuelle. Effet de distorsion

Problème. Apparitions de croyances. Activation de biais cognitifs.

Solution. Mesure de plus de choses. Usage de formules et de processus.

En intelligence collective. Effet d’isolement

Problème. Visions divergentes.

Solution. Leadership renforcé : direction par objectif, par attitude. Ne pas se plaindre, ne pas se justifier. Ne pas montrer de signes de stress.

Effet sur le système d’action 

En intelligence individuelle. Effet de désorganisation

Problème. Repli sur soi. Tendance à faire plus qu’à faire faire.

Solution. Tableau des délégations.

En intelligence collective. Effet de dégroupement

Problème. Actions désordonnées. Inefficacité collective.

Solution. Livre de recettes d’équipe. Agenda ouvert. Management cockpit.

Ce sont tous les dangers du télétravail non repensé !

Si le travail n’est pas profondément réorganisé auparavant, le travailler à distance peut faire significativement perdre de la productivité à l’entreprise et de la satisfaction au travail au collaborateur.

D’après le modèle SIM de l’intelligence que nous utilisons, nos six systèmes mentaux de traitement de l’information sont perturbés en télétravail. En isolement relatif, les pertes cognitives sont significatives pour six classes d’informations. Les objectifs et les attentes des autres sont moins évidents. Les émotions et les choix des autres sont moins bien perçus. Le savoir-faire des experts est moins bien observable par les novices. L’attention est moins bien partagée en équipe. La vision des choses diverge progressivement de celle des autres. Les actions communes sont moins coordonnées, surtout en urgence.

Quelques exemples :

La perte des autres.

Le manque de feedback audio-visuel rapide de l’entourage diminue l’efficacité et la motivation intellectuelle des individus plus isolés.

La perte des repères de temps et lieux.

La perte de repères spatio-temporels peut entrainer chez certains une désorganisation individuelle de longue durée.

La perte de stresseurs.

L’isolement du monde extérieur entraine une hypercortisolémie de quelques semaines avec instabilité émotionnelle.

La perte du temps de transport.

L’absence de tampon spacio-temporel entre les deux modes de vie et l’absence de vision de la vie externe pendant le transport peuvent être perturbants.

La perte d’empathie.

La distance ne permet plus la contagion émotionnelle. L’effet de proximité sur les émotions est bien connu. Un inconnu décédé dans notre rue nous affecte plus qu’un inconnu décédé dans une autre ville.

La perte de rencontres fortuites.

Quasi disparues en télétravail, elles apportent de nombreuses opportunités sur les lieux où se croisent de nombreux professionnels du même domaine ou de domaines connexes.

La perte de l’implicite.

Nous apprenons plus, nous nous coordonnons plus spontanément quand nous sommes physiquement proches. Ceci implicitement, par vision directe de ce que font les proches. A distance, seulement l’explicite est bien transmis.

L’exacerbation des biais cognitifs.

Ces règles de l’intelligence de niveau I sont normalement inhibées par le niveau II déclenché par la proximité des autres, par leur feedback rapide. 

  • L’effet d’exposition. Inconsciemment, le management considère de moins en moins le collaborateur qu’il voit de moins en moins souvent.

  • L’effet de feedback. En télétravail, le feedback des autres est moins rapide, précis et fréquent. L’inquiétude et le stress du télétravailleur en sont automatiquement augmentés.

  • L’effet d’échéance. En télétravail, un même travail peut tarder. On finit moins souvent ce que l’on commence, car il y a moins de signal de fin, de " client interne " qui attend visiblement.

  • L’effet de représentation. N’échangeant plus que par représentation, les biais cognitifs de type " Ce qui est beau est bon ", " Ce qui est différent est dangereux " sont exacerbés.

 Dr. Patrick M. Georges 

Télétravailler mieux, sans stress et gagner en efficacité

Le Dr. Patrick M.Georges est professeur de management et médecin neurochirurgien. Spécialiste en intelligence humaine et ergonomie cognitive.               

Mail:  claude.gaspard@be-alternatives.eu / pgeorges@arcadis.be       

Des cours en ligne ou en présentiels sont organisés par Be Alternatives

Site internet www.be-alternatives.eu 

Contacts : Claude Gaspard 0498/165 854 - claude.gaspard@be-alternatives.eu

 

Le livre : " Télétravail efficace. Petit guide pratique. " le lien en un clic

Le site web : " Télétravailler efficacement " le lien en un clic

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Du 100% digital… La Vie du bon côté, c’est tous les jours, quand vous le voulez du matin au soir, en PODCAST et dans la bonne humeur sur Vivacite.be, sur auvio, sur spotify, sur votre smartphone ou votre iPhone. C’est partout, tout le temps, où vous le voulez comme vous le voulez ! Sylvie Honoré vous invite à ce rendez-vous Bien Etre et Santé en présence d’experts en développement personnel. La vie du bon côté, c’est aussi un second rendez-vous quotidien dans l’émission "VIVRE ICI" dès 14h15 sur VivaCité.

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